이사회 의사록 쉽게 알려드려요 ft.작성방법

이사회 의사록 쉽게 알려드려요 ft. 작성방법

 

법인의 경우 금융기관과 거래를 할 때 개인과 달리 여러 서류를 준비해야 합니다. 사업자등록증은 물론이며 법인인감, 법인등기부등본, 주주명부, 재무자료 등이 그 예입니다.

 

이 뿐만 아니라 이사회 의사록을 요구받는 경우도 있습니다. 이사회 의사록은 모든 거래에 필요한 서류는 아니라서 작성하는데 다소 어려움이 있을 수 있습니다.

오늘은  이사회 의사록이 갖는 의미와 작성방법에 대해 아주 쉽게 알아보도록 하겠습니다.

 

 

이사회 의사록

법인의 중요 의사결정을 위해 이사를 소집하고 회의를 한 뒤, 회의에서 나온 내용 및 결과를 기록한 문서입니다. 그러므로 회의에 참석한 이사의 이름과 날인이 기록되어야 합니다.

 

참고로 이사의 날인은 서명도 인정되며 일반 목도장을 찍는 것도 가능합니다. 꼭 개인 인감을 찍을 필요는 없습니다. 단, 대표이사의 경우에는 회사를 대표하는 것으로 간주되어 법인인감을 날인해야 합니다.

 

▶ 대표이사의 날인 : 법인인감으로 꼭 날인

 

그런데 왜 금융기관에서는 이사회 의사록을 요청할까요? 사실 법인의 정한 정관 내에 대표이사의 권한 및 행사에 대한 제한이 없는 경우에는 굳이 이사회 의사록이 필요하지 않습니다. 즉, 은행과의 거래에서 대표자 1인의 의사결정으로도 가능하다는 의미입니다.

 

그러므로 정관에 별도로 대표이사에 대해 특별한 제한이 없음에도 이사회 의사록을 은행 등에서 요청하는 것은 보수적인 심사 관행이라고 할 수 있습니다.

 

 

이사회 의사록 작성방법

1) 이사회 의사록은 각 회사마다 정해놓은 이사회 규정에 따라 작성을 하면 됩니다. 일반적으로 다음의 내용을 포함하고 있습니다.

 

• 회의 장소 및 시간
• 출석 이사 
• 의안 내용
• 회의 결과
• 출석 이사의 날인

   ※ 참고로, 감사는 이사에 포함되지 않습니다.

 

2) 상법에 정해진 이사회 규정에 따르면 전체 이사의 절반 이상 참석해야 하고, 참석한 이사의 과반수로 결의로 이사회 결의사항을 결정할 수 있습니다. 회사의 정관으로 상법의 내용보다 높은 비율로 다르게 적용할 수 있지만, 낮은 비율로 변경해서 적용할 수는 없습니다.

 

 

 

3) 이사회의 참석 대상이 되는 이사는 대리인을 내세워 의결권을 행사할 수 없습니다. 즉,  이사 본인이 꼭 이사회의에 참석하여 의결권을 행사해야 합니다. 이는 이사가 회사와 직접적인 이해관계에 의해 선임된 당사자이기 때문입니다. 

 

이사회 의사록 제출방법

이사회 의사록을 모두 작성을 한 뒤 원본은 회사에 보관하는 것이 원칙이며 사본을 금융기관에 제출하게 됩니다. 사본을 제출할 때는 원본대조필 도장을 우선 찍은 뒤 그 위에 법인인감을 날인하면 됩니다.

 

▶ 이사회 의사록 원본 : 회사 보관

▶ 이사회 의사록 사본 : 금융기관 제출